「忙しいのに何も進んでいない気がする」という状況は、多くの中小企業で起きています。原因の多くは、業務フローが可視化されていないことです。誰が何をしているかが見えないと、無駄な工程も、抜け漏れも、属人化も発見できません。この記事では、現場で実際に使える業務フロー可視化の手順を説明します。
まず「業務の棚卸し」から始める ¶
業務フローの可視化は、まず全ての業務を書き出すことから始まります。付箋や表計算ソフトを使い、「誰が、何を、いつ、どのくらいの頻度で行っているか」を書き出します。この時点では整理しようとしなくて構いません。思いつく限り書き出すことが目的です。スタッフがいる場合は、各自に書き出してもらうと、管理者が把握していない業務が出てくることがあります。
フローを「誰が担当するか」で整理する ¶
書き出した業務を、担当者ごとに整理します。このとき、「この業務は特定の一人しかできない」という項目に印をつけます。それが属人化のリストです。属人化している業務は、その担当者が休んだり辞めたりしたときにリスクになります。すぐに解消できなくても、まず把握することが重要です。
「なぜその順番か」を確認する ¶
業務の流れを図にしたら、各ステップの順番に理由があるかを確認します。「昔からそうしている」という理由だけで続いている工程は、見直しの候補です。特に、承認フローや確認作業が複数回重なっている箇所は、簡略化できる可能性があります。ただし、変更する前に、その工程が存在する理由を必ず確認してください。
可視化したフローを定期的に更新する ¶
業務フローは一度作ったら終わりではありません。新しいスタッフが入ったとき、ツールが変わったとき、業務量が増えたときに更新が必要です。半年に一度、フローを見直す時間を設けることをお勧めします。更新の担当者を決めておくと、フローが形骸化するのを防げます。
業務フローの可視化は、特別なツールがなくてもできます。まずは紙と付箋から始めてみてください。何から手をつければいいかわからない場合は、支援パッケージの詳細をご確認いただくか、初回無料相談でご相談ください。